Digitalisierungsprojekt: Abrechnungsportal

Wie kann man einen komplexen Abrechnungsprozess vereinfachen, der bisher mit einem hohen manuellen Zeitaufwand und einem buchstäblichen Wirrwarr an Zetteln und Auslage-PDFs einhergegangen ist? Vor dieser Herausforderung standen wir gemeinsam mit unserem Kunden Experiment e.V. Die Austauschorganisation lebt vom Engagement vieler ehrenamtlicher Helfer. Diese haben die Möglichkeit, sämtliche im Rahmen ihrer Helfer-Tätigkeiten angefallenen Kosten zur Erstattung einzureichen. Bislang musste Experiment die von den Helfern ausgefüllten Auslage-PDFs und die beigelegten Belege manuell zusammenführen und an die entsprechende Kostenstelle weiterleiten.

Um diesen Prozess zu vereinfachen und effizienter zu gestalten, haben wir ein Digitalisierungsprojekt in Form eines Abrechnungsportals auf WordPress-Basis entwickelt. Jeder Ehrenamtliche erhält einen persönlichen Zugang, um seine Abrechnungen selbstständig und unkompliziert abzuwickeln. Das Abrechnungsportal bietet die Möglichkeit, neue Abrechnungen einzureichen, bereits eingereichte Vorgänge einzusehen und Dokumente herunterzuladen – intuitiv und mit nur wenigen Klicks.

Durch die zentrale Speicherung wiederkehrender Informationen im Profil der Nutzer wird die Eingabe von Daten zusätzlich vereinfacht, da diese automatisch in jedes Formular eingefügt werden.

Ein besonderes Merkmal des Projekts ist die Nutzung derselben Umgebung für das Abrechnungsportal und das öffentliche Bewerberportal von Experiment, auf dem sich jeder registrieren kann. Ehrenamtliche können somit sowohl auf das Abrechnungsportal als auch auf das Bewerberportal zugreifen und die Funktionalitäten beider gleichzeitig nutzen.

Durch die Digitalisierung dieses komplexen Prozesses wurde das manuelle Zusammenführen von PDFs und Belegen überflüssig. Stattdessen wurden die Anträge automatisch mit den Belegen zu einem Dokument zusammengeführt und direkt an die zuständigen Ansprechpartner weitergeleitet. Dadurch wurden für die Sachbearbeiter viele manuelle Schritte auf wenige Klicks reduziert.

Erzielte Effekte:

• Deutliche Vereinfachung des Prozesses für alle Beteiligten durch die Digitalisierung
• Reduzierung der manuellen Arbeitsschritte um 80%
• Damit verbunden: deutlich höhere Effizienz und Zeitersparnis auf allen Seiten